Privacyverklaring: van website en dienstverlening

Deze website verzamelt geen gegevens die betrekking hebben op jouw privacy.

We – mijn webmaster en ik – doen ons uiterste best om de site vrij te houden van trackers en cookies die gegevens verzamelen en doorgeven aan derde partijen zoals Google en Microsoft. Om die reden bevat deze site geen contactformulier en is het ook niet mogelijk dat een bezoeker direct via de site reageert op de inhoud.

De kaart op de Contactpagina verzamelt ook geen informatie tenzij je gebruik maakt van de ingebouwde routeplanner. Je wordt dan immers doorgeleid naar een pagina in Google Maps.

Op de Contactpagina is er een link die je kunt gebruiken om mij een e-mail te sturen. Voor mijn eigen privacy en om spam te voorkomen is die link onleesbaar gemaakt voor spamrobots.

Wel zijn er cookies actief die nodig zijn voor een goede werking van de website tijdens de sessie en eventueel bij een volgend bezoek  binnen twee jaar. Dit zijn cookies waarvoor geen toestemming gevraagd hoeft te worden om in overeenstemming te handelen met de wetgeving in de EU. Daarom vind je op deze site ook geen vraag om in te stemmen met het cookiebeleid.

De social media buttons in de footer van deze website zijn vrij van zogenaamde trackers die normaal gesproken jouw bezoek aan deze website zouden kunnen monitoren.

Inleiding: Roodenburg Administratie en Ondersteuning

Roodenburg Administratie en Ondersteuning zal informatie over jou op een veilige manier verwerken en gebruiken. In het kader van mijn dienstverlening verwerk ik persoonsgegevens. Ik kan de persoonsgegevens van jou hebben ontvangen, bijvoorbeeld via mijn website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kan ik jouw persoonsgegevens in het kader van mijn dienstverlening verkrijgen via derden. Met deze privacyverklaring informeer ik jou graag over hoe ik met deze persoonsgegevens omga. Ik leg je uit welke gegevens ik verwerk, en met welk doel ik dit doe. Daarnaast kan je in deze privacyverklaring lezen over jouw rechten met betrekking tot mijn verwerking van jouw persoonsgegevens.

Wie is Roodenburg Administratie en Ondersteuning? 

Roodenburg Administratie en Ondersteuning is een eenmanszaak, kantoorhoudende te Den Haag aan de Bezuidenhoutseweg 72-K, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 70435650. Roodenburg Administratie en Ondersteuning is ten aanzien van de verwerking van jouw persoonsgegevens de verwerkingsverantwoordelijke.

Te verwerken persoonsgegevens

Welke persoonsgegevens ik verwerk hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal gaat het om de volgende gegevens:

  • NAW-gegevens;
  • Functie contactpersoon;
  • Geboortedatum en -plaats;
  • Geslacht;
  • Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers) en naam van contactpersoon;
  • Kopie identiteitsbewijs;
  • Leeftijd;
  • Huwelijkse staat, gegevens van partner en evt. informatie over kinderen voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften en advies;
  • Bankrekeningnummer(s).

Doelen van en grondslag voor de verwerking

In een aantal gevallen verwerk ik de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting, maar meestal doe ik dat om uitvoering te kunnen geven aan mijn dienstverlening. Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen, waarvan ik ervan uitga dat die ook in jouw belang zijn, zoals:

  • Communicatie en informatievoorziening;
  • Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van mijn dienstverlening;
  • De verbetering van mijn diensten;
  • Facturatie en incasso.

Het bovenstaande betekent concreet ook dat ik jouw persoonsgegevens gebruik om je te informeren over mijn diensten, als ik denk dat deze voor jou van belang kunnen zijn. Het kan ook gebeuren dat ik contact met jou opneem om feedback te vragen over mijn diensten om daarmee mijn dienstverlening voor jou en andere relaties te kunnen verbeteren.

Tot slot kan ik jouw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van mijzelf en die van mijn gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke uitspraken.

Dienstverlening 

Ik bied verschillende vormen van dienstverlening. Een algemeen overzicht van deze vormen, de gegevens die ik hiervoor verwerk en de bewaartermijnen die ik hanteer, tref je hieronder aan. Let op: het is mogelijk dat er afwijkingen op deze privacyverklaring bestaan, als hierover met jou aparte afspraken gemaakt kunnen worden. Met concrete vragen hierover kun je contact met mij opnemen.

Aangiftes 

Voor het verzorgen van jouw aangiftes verwerk ik jouw NAW-gegevens, contactgegevens, salarisgegevens, bedrijfsgegevens, btw-nummer, Burgerservicenummer en alle overige financiële relevante informatie. Dit doe ik ter uitvoering van de overeenkomst die ik met jou heb gesloten. Deze gegevens zal ik in principe bewaren tot zeven jaar nadat je geen klant meer van mij bent, tenzij ik deze gegevens langer nodig denk te hebben (zie onder ‘bewaartermijn’).

Administratiediensten

Ik kan jouw bedrijfsadministratie verzorgen of een specifiek onderdeel daarvan. Ik verwerk de gegevens die ik van jou voor dit doeleinde ontvang enkel ten behoeve van jouw administratie, en verwijder deze gegevens nadat je geen klant meer van mij bent.

Verstrekking aan derden 

Voor sommige dienstverlening kan ik gebruikmaken van diensten van externe collega’s (derden), indien dat wenselijk is uit oogpunt van snelheid, kostenefficiëntie of omdat deze derden over specialistische kennis, ervaring of middelen beschikken. Dit kunnen verwerkers of sub-verwerkers zijn, die in het kader van de opdracht de persoonsgegevens zullen verwerken. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online-software, of adviseurs van wie ik advies voor jouw opdracht inwin. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zal ik met die derden schriftelijk overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zal ik alleen derden inschakelen van wie ik kan en mag uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en de AVG kunnen en zullen naleven. Roodenburg Administratie heeft een vast netwerk (‘flexibele schil’) die voor genoemde doelen kan worden ingeschakeld.

Het kan ook zijn dat ik jouw persoonsgegevens aan derden moet verstrekken in verband met een wettelijke verplichting.

Ik zal in geen enkel geval jouw persoonsgegevens zonder jouw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële doelen.

Bewaartermijnen

Ik zal jouw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Dit betekent dat jouw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaar) omdat ik mij moet houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht) of in het kader van een lopende juridische procedure of omdat ik verwacht dat zij relevant kunnen worden bij vragen van welke aard dan ook die in de toekomst gaan opkomen.

Beveiliging

Ik heb voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van mij kan worden verlangd, rekening houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante beveiligingsmaatregelen.

Ik verplicht mijn collega’s en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder draag ik er zorg voor dat mijn collega’s een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG.

Jouw rechten 

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die ik van jou heb (behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door mij of door een van mijn verwerkers of adviseurs. Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door mij te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij indien je dit wenst.

Incidenten met persoonsgegevens 

Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stel ik jou, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor jouw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Ik streef ernaar dit te doen binnen 72 uur nadat ik dit datalek heb ontdekt of daarover door mijn (sub)verwerkers, of derden ben geïnformeerd.

Klachten 

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan vraag ik je hierover met mij contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Wijzigingen 

Ongetwijfeld zal mijn privacybeleid wel eens worden gewijzigd. De meest recente versie van de privacyverklaring is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en zal op deze plek te vinden zijn.

(versie april 2019)